В наше муниципальное учреждение поступила копия запроса городской Думы. Тема запроса касается нас косвенно. Должны ли мы отвечать на это письмо?

Ответ

Порядок организации работы со справочно-информационными документами, в том числе с поступающими письмами, устанавливается каждой организацией самостоятельно во внутренних нормативных документах, если только он не регламентируется внешними нормативными документами, или законодательными актами.

В зависимости от разновидности писем они могут направляться как одному, так и нескольким адресатам. Порядок оформления реквизита «Адресат», а также способ направления документа определяются его авторами. Например, предложения о сотрудничестве принято адресовать конкретному получателю, а их может быть много. Если письмо затрагивает интересы нескольких сторон, то, как правило, оформляют один оригинал, в котором указывают несколько адресатов. При этом адресат, указанный первым – основной, а для остальных информацию направляют для сведения. К таким разновидностям писем относят: претензионные письма, исковые заявления, жалобы. Основным адресатом при этом выступает организация, у которой есть полномочия, чтобы решить тот или иной вопрос, изложенный в письме.

Часто вместе с письмом направляют дополнительные документы (приложения к письмам), рассматривать которые должен только основной адресат. В таком случае в отметке о приложении обязательно указывают, что приложение направляется только в первый (основной) адрес.

В каждой организации в соответствии с установленной процедурой обрабатывают поступившее сообщение: регистрируют, предварительно рассматривают, направляют руководителю, затем – исполнителю в соответствии с резолюцией или по содержанию письма. Если документ подлежит исполнению, то его ставят на контроль, и соответственно контролируют его исполнение. При этом исполнение писем не всегда должно завершаться направлением ответа. Что касается писем, где адресат стоит в копии, то исполнение данного документа определяется либо установленной внутренней процедурой, либо требованиями законодательства, либо самостоятельно руководителем в зависимости от содержания документа. В отдельных случаях автор письма (особенно если это вышестоящая организация), направляя документ нескольким адресатам, предполагает получение общего ответа по вопросу. В таком случае основной адресат будет главным исполнителем документа и вправе запросить у соисполнителей необходимую информацию.

Соответственно, если тема полученного запроса от вышестоящей организации напрямую не касается деятельности организации, и руководитель организации не принял решение направить на него ответ, то отвечать не нужно. Однако, чтобы не сомневаться в своих действиях, рекомендуем: а) созвониться с исполнителем письма (см. отметку об исполнителе на самом документе); б) связаться с основным адресатом (если эта организация или иное лицо связано с вашей организацией какими-либо организационными, технологическими или финансовыми процессами), чтобы уточнить необходимо ли предоставить ответ или информацию.

В заключение отметим, что в каждой организации должен быть установлен свой алгоритм организации работы с документами, в том числе и с входящими письмами, должно быть прописано, кто, в какие сроки исполняет документы, какие документы не подлежат исполнению, каким образом будут формироваться дела с исполненными документами и т.д. Данные процессы необходимо документально закрепить во внутренних нормативных документах в области делопроизводства, например, в Инструкции по делопроизводству.

Компания получает требования из ИФНС через интернет, но некоторые требования фирма шлет по почте. Эксперты ответили, обязана ли фирма отвечать на требования налоговой как письма.

Ситуация: требования налоговой как письма

Компания получает требования из ИФНС через интернет. Оператор высылает уведомления на телефон, и фирма всегда оперативно отправляли квитанции о приеме. На днях налоговики заблокировали счет. Оказалось, за опоздание с квитанцией. Перелопатили всю почту и выяснили, что инспекция шлет требования как простые письма с информационной рассылкой. Такие сообщения часто не читают и не получают уведомления. Да и в ответ на них невозможно отправить квитанцию. Там нет нужной кнопки. Инспекция права, что заблокировала счет?

Решение: требования налоговой как письма

В компании нашей читательницы налоговики заблокировали счет из-за того, что организация не направила квитанцию о приеме требования. Но сам запрос пришел в виде простой рассылки, в ответ на которую ничего отправить нельзя. Законна ли блокировка и как избежать таких проблем в будущем, рассказали налоговики и независимые эксперты.

Мнение ФНС

Инспекторы незаконно заблокировали счет. Отправить квитанцию надо в течение шести рабочих дней с момента, когда налоговики отправили требование. Об этом сказано в пункте 5.1 статьи 23 НК РФ. Если компания пропустит срок, инспекторы вправе заблокировать счет. Но если инспекторы направляют письма в виде информационной рассылки, у компании нет возможности сформировать квитанцию. ФНС давно разъяснила в письме от 13.02.15 № ПА-4-6 /2212 , что инспекторы не вправе пользоваться таким форматом для отправки требований. А значит, вины компании здесь нет и инспекторы обязаны отменить решение о блокировке.

Инспекторы не правы. Обнаружив в информационной рассылке требование о представлении документов или пояснений, надо срочно обратиться в инспекцию. Налоговики должны выслать документ по формату. Если они этого не сделают, стоит подать жалобу в УФНС и сослаться на письмо № ПА-4-6 /2212 . Это должно сработать. Если инспекторы заблокировали счет, то это незаконно и компания вправе требовать проценты на основании пункта 9.2 статьи 76 НК РФ.

Мнение операторов про требования налоговой как письма

При электронном обмене инспекторы используют несколько типов документооборота. Квитанция о приеме формируется, только если требование направлено в порядке, предусмотренном в приложении 14 к приказу ФНС России от 09.11.10 № ММВ-7-6 /535@ . Налоговики направили требование в виде информационного письма. В этом случае компания не может отправить в ответ квитанцию. ФНС в письмах от 13.02.15 № ПА-4-6 /2212 , от 31.08.15 № ПА-4-6-/15346 сообщила инспекторам, что недопустимо отклоняться от установленных форматов. А значит, блокировка незаконна. При возникновении подобных проблем мы рекомендуем сразу обращаться к операторам. Они свяжутся с инспекцией и попросят выслать требование в верном формате.

Мнение независимых экспертов

Инспекторы не вправе блокировать счет, поэтому компания может потребовать с ИФНС проценты. Но чтобы избежать проблем с блокировкой счета, стоит открывать всю переписку, в том числе информационные рассылки. Если компания обнаружит в них требование, стоит связаться с исполнителем и сообщить об ошибке. А чтобы инспекторы не заблокировали счет, побыстрее ответить на требование.

Наше мнение

Мы согласны с налоговиками и экспертами, что инспекторы незаконно сокращают срок на подготовку документов. На сдачу документов у компании есть 10 рабочих дней со дня отправки квитанции (п. 3 ст. 93 НК РФ). А квитанцию надо передать в течение шести рабочих дней (п. 5.1 ст. 23 НК РФ). В ответ на обычное письмо квитанцию отправить невозможно, а из-за этого срок на сдачу бумаг сокращается до шести рабочих дней, так как на седьмой инспекторы вправе заблокировать счет (п. 3 ст. 76 НК РФ). В свежем письме № ПА-4-6-/15346 налоговая служба поручила руководителям УФНС провести работу на местах и устранить нарушения. А значит, проблема скоро должна исчезнуть. Но чтобы избежать блокировки, сейчас безопаснее читать все письма от налоговиков. А если инспекторы успели приостановить операции, необходимо быстрее направить документы, а заодно потребовать проценты за незаконную блокировку.

Направьте налоговикам письменный отказ, если считаете требование незаконным и решили не давать пояснения. Иначе компанию оштрафуют на 5000 руб.

Когда налоговики требуют слишком много пояснений, у бухгалтерии возникает вопрос: а обязательно ли отвечать? Действительно, не всегда требования налоговиков законны. Есть запросы, на которые компания вправе не отвечать. Но если проигнорировать требование, возникает риск. Не дождавшись ответа, налоговики могут оштрафовать компанию на 5000 руб. (п. 1 ст. 129.1 НК РФ).

Если ошибка в названии компании

Иногда налоговики присылают требование с неправильным названием и ИНН компании. Если поступило требование, которое к вашей компании никак не относится, сообщите об этом инспектору, чтобы он не ждал ответа. Если же компания преобразовалась, например, из АО в ООО, а запрос пришел на старое наименование, нужно ответить. Ведь при преобразовании обязанности переходят к новой компании (п. 9 ст. 50 НК РФ).

Если вместо требования пришел обычный запрос

Важная деталь

Налоговики не вправе требовать пояснения по старым декларациям. Поэтому компания сама решает, отвечать ли инспекторам.

Бывает, что налоговики запрашивают пояснения в электронной форме обычным письмом, а не требованием. Это неверно (письмо ФНС России от 31 августа 2015 г. № ПА-4-6/15346). В этом случае компания не обязана высылать квитанцию о приеме. Да и технически сделать это не получится. Сразу скажите об этом налоговикам, чтобы они не заблокировали счет за отсутствие квитанции. Либо оперативно ответьте на запрос. По закону ответ на требование исключает блокировку счета (подп. 2 п. 3.1 ст. 76 НК РФ).

Если нарушен срок выставления требования

Посмотрите, по какой декларации налоговики требуют пояснения. Дата требования должна быть в рамках камеральной проверки (постановление ФАС Северо-Западного округа от 19 сентября 2012 г. по делу № А66-376/2012). Срок проверки - три месяца с даты, когда компания сдала декларацию. Продлить этот срок налоговики не вправе (п. 2 ст. 88 НК РФ).

Если дата вписывается в трехмесячный срок, но вы получили требование за несколько дней до его окончания, безопаснее ответить налоговикам. Несмотря на то, что пятидневный срок на пояснения истечет уже за пределами камералки.

Если на требовании стоит дата за рамками трехмесячного срока, компания не обязана давать пояснения. Но безопаснее ответить, если речь идет о расхождении доходов в декларации по упрощенке и выручки по выписке банка. Налоговики могут пересчитать налог на упрощенке исходя из банковской выписки. Тот факт, что налоговики затянули проверку, не дает им права требовать пояснения или документы. Но и не мешает принять решение по итогам проверки (п. , постановления Пленума ВАС РФ от 30 июля 2013 г. № 57). Поэтому компании придется оспаривать доначисления (постановление ФАС Северо-Западного округа от 26 марта 2013 г. по делу № А56-33645/2012).

Осторожно

Лучше дать пояснения о расхождении выручки на упрощенке с выпиской банка. Иначе есть риск доначислений.

На общей системе вероятность доначислений из-за того, что компания не пояснит расхождения, меньше. Например, если налоговики сравнивают выручку в декларации с данными по расчетному счету, то на основании одной выписки банка пересчитать налоги они не смогут. Ведь налоги определяют не по кассовому методу. Расхождений между разной отчетностью тоже недостаточно, чтобы доначислить налоги. Но на требования по льготам и убыткам лучше ответить, чтобы налоговики не отказали в льготах и не приглашали на убыточную комиссию.

Если нет ссылки на статью 88 Налогового кодекса РФ

Налоговики должны указать статью Налогового кодекса, на основании которой требуют пояснения, конкретный пункт не обязателен (приложение № 1 к приказу ФНС России от 8 мая 2015 г. № ММВ-7-2/189). В правильном требовании должна быть . Это значит, что пояснения запрашивают в связи с камералкой. Налоговики вправе требовать пояснения по ошибкам и противоречиям в декларации, убыткам, льготам. А если компания сдала уточненку, в которой уменьшила налог, налоговики могут запросить, почему изменились показатели декларации (п. , ст. 88 НК РФ).

Если налоговики требуют пояснить что-то другое, у компании есть право не отвечать. Обычно это ситуации, когда инспекторы спрашивают про высокую долю вычетов по НДС, снижение выручки, рост прямых расходов в декларации по налогу на прибыль и т. д. Это не ошибки и не противоречия. Но мы советуем все-таки ответить инспекторам, хотя бы кратко, чтобы они не пригласили компанию на комиссию по налоговой нагрузке.

Наша дорогая налоговая служба - ключевой орган государственной власти, от качества работы которого зависит размер государственного бюджета. Но что греха таить, в нем обязательно найдутся (и находятся) нечистые на руку сотрудники, всеми способами пытающиеся заполучить лишнюю «копеечку» из рук незадачливых бухгалтеров и руководителей организаций. Регламент взаимодействия с ФНС хорошо известен: поступило обращение - надо на него ответить; запросили какие-то документы - надо их отправить и т.д. Другими словами, обратная связь должна быть всегда. Однако инспекторы прекрасно понимают, что этим можно воспользоваться в своих корыстных целях и от случая к случаю пытаются «надавить» на незнание законов с целью наложить на фирму штрафы.

Компания , официальный сервис 1С в Облаке, подобрала для вас пять курьезных случаев, где, вообще-то, ФНС можно и привлечь к ответственности (все имена изменены на вымышленные). У нас была возможность беседовать с бухгалтерами некоторых известных компаний и выяснить, какие странные, по их мнению, запросы они получали от ФНС в последнее время. Признаться, не было бы этой статьи, не будь столько обеспокоенности и возмущения с их стороны.

Случай первый. Запрос прогноза платежей по налогу за период

Мы попросили Антонину Семеновну рассказать о том, что же у нее случилось и услышали следующее: «В ходе камеральной проверки инспекторы обратили внимание на то, что у нас в декларации по налогу на прибыль за 2016 год доход оказался меньше, чем за 2015 год. И теперь они запрашивают прогноз платежей по налогу за 2017 год. Почему мы должны им его предоставлять»?

Не должны. Отталкиваясь от пп. 3, 6 ст. 88 НК РФ, а также приложения к приказу ФНС от 08.05.2015 № ММВ-7-2/189@, в ходе камеральной проверки могут дополнительно быть запрошены пояснения только в следующих случаях:

1. Сведения инспекторов и налогоплательщика разнятся;

2. Уточненная декларация предполагает меньшую сумму налога, нежели это было в первичной декларации;

4. В ней имеет место быть налоговая льгота.

Более никаких пояснений ФНС требовать не вправе.

Совет : игнорировать подобный запрос нельзя, но и давать пояснения также не нужно. Вполне допустимо в регламентированные сроки письмом уведомить работников ФНС о том, что на снижение прибыли есть вполне себе объективные причины.

Случай второй. Отсутствие ясности

Эта небольшая история чем-то напомнила методику работы продавцов «Гербалайф» в конце 90-х годов. Зинаида Андреевна рассказывает: «К нам обратились сотрудники ФНС с требованием дать пояснения по налоговой декларации за 2016 год по телефону. Они мотивировали свой запрос тем, что в ней, как оказалось, они нашли «много ошибок». Говорили быстро и стали едва ли внятным тоном перечислять какие-то разночтения в документах, стали говорить о несоответствиях и т.д. Я проверила документы и поняла, что все суммы совпадают в точности до одного рубля. Что мне теперь делать»?

- Ситуация неоднозначная. С одной стороны, инспекторы не нарушают предписания вышеупомянутых документов, где сказано о правовой обоснованности такого запроса. С другой стороны, у конечного адресата (налогоплательщика) нет ясного представления о том, что с его декларацией не так. Во-первых, инспекторы позвонили нашему бухгалтеру по телефону, во-вторых, что-то протараторили о «несоответствиях», которые после проверки не были обнаружены. Так или иначе, запрос ФНС, хоть и в такой форме сделанный, не рекомендуется обходить стороной, но можно поступить умнее и пойти тем же путем - позвонить в налоговую.

Совет : перезвоните инспектору и уточните у него, какие конкретно претензии они имеют к декларации. Если они снова не смогут ничего ответить внятно, а начнут заваливать посторонними вопросами, тогда в тактичной форме сообщите им, что с документом все в порядке. Далее можно без зазрения совести класть трубку.

Случай третий. Обязана ли организация предоставлять бумажные версии документов?

Хорошо знакомый нам главный бухгалтер Марина Альбертовна поведала еще один одиозный запрос ФНС в адрес их организации: «Представляете! В налоговой выявили расхождения между данными бухгалтерской отчетности и налога на прибыль за 2016 год. Дополнительно к пояснениям от нас требуют оборотно-сальдовые ведомости и карточки по счетам 90 и 91. Посчитали, а это около 50 000 листов формата А4! Мы же с ума сойдем! Что делать»?

В данном случае ответ очевиден. Отвечаем Марине Альбертовне и многим другим нашим коллегам, кто попал в схожую ситуацию: организация совершенно не обязана направлять вместе с уточнениями бумажные документы в качестве приложения к ним, согласно тексту ст. 88 НК РФ. При желании компания может выслать в ФНС данные из регистров налогового или бухгалтерского учета, а также другие документы, подтверждающие достоверность сведений. В теории, можно и 50000 листов распечатать, только платить за них придется из своего кармана. Не много ли они хотят в конце концов! Им сказать, а нам - сделать. Это разные вещи.

Совет : «уточненку» направляйте обязательно, а про другое вы вправе налоговикам вежливо отказать.

Случай четвертый. Письма от ФНС приходят с сомнительной почты. Стоит ли отвечать?

Григорий Емельянович, главный бухгалтер одной из крупнейших компаний в городе устал отбиваться от назойливых, а порой, и безграмотных сотрудников ФНС. Его возмущение достигло точки кипения, когда в начале текущего месяца ему позвонили из налоговой: «Григорий Емельянович! Мы вам там письмо на почту отправили, посмотрите, пожалуйста». «Я захожу на почту, смотрю» - рассказывает наш герой - «а там выясняется, что им нужна уточненная декларация. Написали все с грубейшими грамматическими ошибками, так еще и с какой-то «левой» почты. Кто они такие вообще»?

Письма из налоговой приходят по ТКС. Если письмо приходит другим способом, то это уже неправильно и в теории на него можно не реагировать. Как затем удалось выяснить, сотрудники фискального органа намеренно прибегают к подобной уловке, дабы факт их нарушений не был вскрыт. Полагаем, что никаких отрицательных последствий для компании не будет, если вы уведомите налоговиков об этом недоразумении в установленный срок.

Совет : на всякий случай, «уточненку» все же стоит подготовить. Далее лучше позвонить инспекторам и сообщить им, что они допустили ошибку, направив требование о предоставлении пояснений обычным письмом с использованием типа документооборота «ПисьмоНО», который предназначен для индивидуального информирования налогоплательщиков, вместо документооборота «Документ».

Случай пятый. Обязана ли компания давать пояснения, если срок проверки истёк?

Вот какой вопрос поступил к нам от Валентины Семеновны: «Мы 25 февраля подали декларацию на НДС за IV квартал 2016 года. А 6 февраля получили из ИФНС странное требование о предоставлении пояснений: в рамках камеральной проверки этой декларации налоговики требуют предоставить расшифровку расходов в декларации по налогу на прибыль за 2015 год. Обязаны ли мы давать такие пояснения»?

Изучив данный вопрос, мы пришли к выводу, что требование инспекторов незаконно. Срок камеральной проверки ограничен тремя месяцами со дня предоставления декларации. Продление этого срока не предусмотрено законом, в частности, п. 2 ст. 88 НК РФ. В том случае, если требование о предоставлении пояснений было направлено в рамках этого срока, их сделать было бы нужно. Здесь ситуация другая. И это даже в том случае, если пятидневный срок на их предоставление истечет уже за пределами камеральной проверки.

Совет : на свое усмотрение вы можете пойти на поводу у инспекторов, однако, закон на вашей стороне. Имейте в виду, что после отправки требуемого документа, он может стать основанием для очередных подозрений. И как бы чего они там не нашли…

Резюме

Представленные пять историй наглядно демонстрируют то, как и каким образом сотрудники ФНС пытаются выманить нужные сведения о вашей организации.

Признаться, эти уловки просты: 1) надавить авторитетом; 2) надавить на незнание. Плохо то, что они, в большинстве случаев, работают.

Вполне себе естественно, когда у бухгалтера или директора компании в налоговой есть свои люди, с которыми можно поговорить по душам. В ходе одной такой беседы удалось выяснить, что не всегда рядовые инспекторы заинтересованы в подобных мероприятиях в отличие от их начальства, которое имеет свой корыстный интерес.

Примечателен случай №5 - фактически налоговики под предлогом текущей камеральной проверки запросили документы, не относящиеся к делу. Возможно, они просто забыли их проверить в предыдущий раз и теперь хотят найти очередной повод найти какую-нибудь ошибку. Как говорится, кто ищет - тот всегда найдет. Приведенный нами случай не является исключением.

Множество публикаций о налоговых инспекциях и не только вы сможете прочитать в СервисКлауд. Подпишитесь на новости и получайте новые статьи еженедельно в пятницу.

Если у вас нет программы для ведения учёта, оцените 14 дней бесплатно. Не нужно переплачивать за ИТС, серверное оборудование, ключи и настройку. Можно работать в 1С уже через минуту после регистрации.

Узнайте, обязана ли организация отвечать на информационные письма налоговой. Если да, то в какой форме и в какие сроки, если нет, то как это аргументировать.

Вопрос: ФНС прислало информационное письмо с предложением предоставить документы (пояснения) для обоснования правомерности отражения в декларации по НДС операций, которые не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения). Основание - ст.21 НК РФ, Обязана ли организация давать пояснения по информационному письму ФНС? Если да, то в какие сроки?

Ответ: Нет, не обязана.

Информационное письмо - это не требование по камеральной или выездной проверке.

Требования инспекторы должны составлять по утвержденной форме (приказ ФНС России от 08.05.15 № ММВ-7-2/189@).

Вы вправе сами решить, отвечать на такое информационное письмо или нет и в какой срок. Налоговая не вправе оштрафовать Вас на 5000 руб., если Вы не ответите на информационное письмо или отправите пояснения позже пяти рабочих дней (п. 1 ст. 129.1 НК РФ).

С другой стороны, запрос подобной информации может быть связан с планированием налоговых проверок. Если просьба представить документы для Вашей организации не обременительна, то лучше ответить и представить инспекции ту информацию, которую она просит.

Обоснование

НК РФ. Часть первая

«Статья 129.1. Неправомерное несообщение сведений налоговому органу Комментарий

1. Неправомерное несообщение (несвоевременное сообщение) лицом сведений, которые в соответствии с настоящим Кодексом это лицо должно сообщить налоговому органу, в том числе непредставление (несвоевременное представление) лицом в налоговый орган предусмотренных пунктом 3 статьи 88 настоящего Кодекса пояснений в случае непредставления в установленный срок уточненной налоговой декларации, при отсутствии признаков налогового правонарушения, предусмотренного статьей 126 настоящего Кодекса ,
влечет взыскание штрафа в размере 5000 рублей.

2. Те же деяния, совершенные повторно в течение календарного года,
влекут взыскание штрафа в размере 20000 рублей.

2.1. Неправомерное непредставление (несвоевременное представление) налогоплательщиком - иностранной организацией (иностранной структурой без образования юридического лица) налоговому органу сведений, предусмотренных пунктом 3.2 статьи 23 настоящего Кодекса,
влечет взыскание штрафа в размере 100 процентов от суммы налога на имущество организаций, исчисленного в отношении объекта недвижимого имущества, принадлежащего этой иностранной организации (иностранной структуре без образования юридического лица), которая не представила (несвоевременно представила) сведения, предусмотренные пунктом 3.2 статьи 23 настоящего Кодекса. При этом сумма штрафа исчисляется пропорционально доле участия в организации, сведения о которой не представлены (представлены несвоевременно), либо в случае невозможности определения доли участия лица в организации (иностранной структуре без образования юридического лица) пропорционально количеству участников.1

3. Неправомерное непредставление (несвоевременное представление) налогоплательщиком - физическим лицом налоговому органу сообщения, предусмотренного ,
влечет взыскание штрафа в размере 20 процентов от неуплаченной суммы налога в отношении объекта недвижимого имущества и (или) транспортного средства, по которым не представлено (несвоевременно представлено) сообщение, предусмотренное пунктом 2.1 статьи 23 настоящего Кодекса ».

• Скачайте формы