Бухгалтерский учет оплаты товаров, работ или услуг с помощью корпоративной карты отличается от традиционного учета подотчетных сумм.

Бухгалтерский учет в компании ведется в соответствии с рабочим планом счетов. Он разрабатывается на основе типового Плана счетов, утвержденного приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н. Об этом говорится в пунктах 8 и 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 N 34н.

Специальный счет для учета денежных средств на корпоративной карте

Бухгалтерский учет всех операций по этому счету с применением корпоративных карт необходимо вести на синтетическом счете 55 "Специальные счета в банках".

Для более удобного учета операций по корпоративным картам к синтетическому счету открывают субсчет первого порядка "Специальный счет корпоративной карты". Но на этом детализация объекта учета не останавливается.

Особые случаи - особые субсчета

Несколько карточных счетов. Если открыто несколько карточных счетов (по каждой корпоративной карте), то субсчет открывается по каждому карточному счету.

Карточный счет один, пользователей несколько. Возможно, что к одному карточному счету оформлены несколько корпоративных карт. Их используют разные сотрудники, имеющие право осуществлять платежи в рамках общего платежного лимита. В этом случае имеет смысл открыть субсчета второго порядка в разрезе работников.

Записи в учетной политике

Рабочий план счетов является элементом учетной политики (п. 4 ПБУ 1/2008). В ней нужно описать и систему субсчетов, открытых к счету 55.

Рабочий план счетов, как правило, приводят в приложении к приказу об утверждении учетной политики. Образец такого приложения приведен на с. 94.

Образец. Рабочий план счет

Утверждаю: Приложение N 3

директор к приказу N 23 от 09.12.2013

Шмит И.Л. Шмит "Об учетной политике на 2014 год"

Рабочий план счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности ООО "Лунный камень"

			Наименование счета, субсчета	Статья затрат
1-й, 2-й знаки
Раздел V			Денежные средства
50
			Кассовые операции в рублях
			Кассовые операции в валюте
			Денежные документы
51	Расчетные счета
			Расчетный счет в ОАО "Сбербанк России"
52	Валютные счета
			Валютные счета в ВТБ 24
55	Специальные счета в банках
			Специальные счета в банках
			Специальный счет корпоративной карты	Хозяйственные расходы. Командировочные расходы. Представительские расходы

Зачисление средств на корпоративную карту

При переводе денежных средств с расчетного счета на специальный карточный счет в бухгалтерском учете нужно сделать такую запись:

Перечислена сумма в рублях с основного расчетного счета компании на счет корпоративной карты.

Основанием для этой записи является платежное поручение и выписка с карточного счета, подтверждающая зачисление денег.

Списание средств с корпоративной карты тождественно их выдаче под отчет

На основании банковской выписки, содержащей информацию о реквизитах карты, бухгалтер делает запись по списанию денег. В данном случае списание - это выдача подотчетных сумм держателю карты: .

Работник должен отчитаться

Средства, списанные со специального счета компании в результате совершения операции с использованием корпоративной карты, считаются выданными под отчет работнику.

В срок, установленный положением об использовании корпоративных карт, работник должен представить авансовый отчет о расходовании денег с корпоративной карты.

На основании утвержденного авансового отчета бухгалтер спишет задолженность подотчетного лица, оприходует приобретенные им товарно-материальные ценности, отнесет на счета учета затрат суммы оплаченных командировочных или хозяйственных расходов: Дебет 10, 20, 26, 44, 60 Кредит 71.

Примечание . Подробнее о форме авансового отчета и его заполнении читайте на с. 84.

Пример 1. ООО "Лунный камень" направляет инженера Р.А. Озерова в командировку с 13 по 14 мая 2014 года. Работнику выдана корпоративная карта.

В период командировки сотрудник:

Решение. В бухгалтерском учете компании эти операции будут отражены следующим образом.

Зачисление денег на карту

При перечислении денег на специальный карточный счет (на корпоративную карту) 12 мая 2014 года бухгалтер компании сделает запись:

Дебет 55 субсчет "Специальный счет корпоративной карты" Кредит 51

50 000 руб. - отражена сумма, перечисленная с расчетного счета компании на карточный счет.

Списание средств с карты

В бухгалтерском учете на основании выписки из банка по специальному карточному счету делаем записи:

Дебет 71 Кредит 55 субсчет "Специальный счет корпоративной ка рты"

15 000 руб. - списаны средства со специального карточного счета под отчет Р.А. Озерову на оплату авиабилетов;

Дебет 71 Кредит 55 субсчет "Специальный счет корпоративной карты"

5600 руб. - списаны средства со специального карточного счета под отчет Р.А. Озерову на оплату проживания в гостинице;

Дебет 71 Кредит 55 субсчет "Специальный счет корпоративной карты"

1400 руб. - списаны средства со специального карточного счета под отчет Р.А. Озерову (суточные).

Утвержден авансовый отчет

После того как сотрудник подтвердит расходы и передаст в бухгалтерию утвержденный авансовый отчет по корпоративной карте с приложенными к нему документами, бухгалтер сделает следующие проводки:

Дебет 44 Кредит 71

22 000 руб. (15 000 руб. + 5600 руб. + 1400 руб.) - списаны на расходы командировочные траты работника (проезд, проживание, суточные).

После этой записи счет 71 автоматически закроется, а остаток по счету 55 субсчету "Специальный счет корпоративной карты" будет соответствовать не использованной работником сумме - 28 000 руб. (50 000 руб. - 22 000 руб.).

Если работник не представит в срок авансовый отчет с подтверждающими документами, нужно сделать проводку:

Дебет "Недостачи и потери от порчи ценностей" Кредит 71

Своевременно не возвращенная сумма отнесена в состав недостач и потерь от порчи ценностей.

Когда компания установит вину работника и сумму причиненного им ущерба, бухгалтеру нужно сделать проводку:

Дебет 73 Кредит 94

Отражена задолженность виновного работника по возмещению недостачи.

После того как деньги будут внесены им наличными в кассу, бухгалтер сделает проводку:

Дебет 50 Кредит 73

Возмещена недостача наличными в кассу.

В каком случае нужно использовать счет 57 "Переводы в пути"

Выписки из банка по счетам могут поступать не каждый день. В некоторых случаях о движении денег на карте бухгалтер может раньше узнать из авансового отчета работника.

Подотчетные лица должны сохранять и прилагать к авансовому отчету не только первичные учетные документы, но и квитанции банкоматов и терминалов о снятии или взносе наличных денег.

В ситуации, когда выписки еще нет, а авансовый отчет уже утвержден, движение денег целесообразно отражать с использованием счета 57 "Переводы в пути". То есть на основании авансового отчета делаем следующие записи:

Дебет 71 Кредит 57

Выданы деньги под отчет.

Дебет 57 Кредит 71

Внесены деньги подотчетным лицом для зачисления на корпоративную банковскую карту.

После получения выписки счет 57 закрываем:

Отражено списание денежных средств со счета;

Дебет 55 субсчет "Специальный счет корпоративной карты" Кредит 57

Отражено поступление денежных средств на счет корпоративной карты.

Задолженность подотчетного лица списываем на основании утвержденного руководителем авансового отчета.

В зависимости от вида расходов выбираем дебетуемый счет, а корреспондирующим всегда будет счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами":

Дебет 20 (10, 26, 44, 60) Кредит 71

Списаны расходы подотчетного лица.

2. 12 мая 2014 года бухгалтерия ЗАО "Сладости Востока" перечислила на корпоративную карту В.С. Ватрушкина 100 000 руб.

13 мая 2014 года В.С. Ватрушкин приобрел товары для нужд компании в пункте розничной торговли стоимостью 85 000 руб. (в том числе НДС - 12 966,10 руб.). В этот же день он снял наличные - 1000 руб. Но деньги ему не понадобились. Утром следующего дня работник внес их обратно на карту через терминал банкомата.

14 мая 2014 года В.С. Ватрушкин представил в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими документами:

счет, счет-фактура и товарная накладная на приобретенные товары;

квитанция банкомата о снятии наличных;

квитанция банкомата о зачислении наличных на корпоративную карту.

Как отразить операции в бухгалтерском учете?

Решение. В бухгалтерском учете компании указанные операции по приобретению товара будут отражены следующим образом.

Утвержден авансовый отчет

Дебет 41 Кредит 71

72 033,90 руб. (85 000 руб. - 12 966,10 руб.) - принят к учету товар на основании авансового отчета и товарной накладной;

Дебет 19 Кредит 71

12 966,10 руб. - отражен НДС, предъявленный поставщиком (счет-фактура);

Дебет 71 Кредит 57

1000 руб. - сняты наличные подотчетным лицом со счета корпоративной карты;

Дебет 57 Кредит 71

1000 руб. - внесены подотчетным лицом наличные на карту.

В результате этих записей сформировалось кредитовое сальдо

по счету 71 в сумме 85 000 руб.;

Дебет 68 Кредит 19

12 966,10 руб. - поставлен к вычету НДС по приобретенному товару.

До получения банковской выписки бухгалтер сделает следующие записи:

Дебет 71 Кредит 57

85 000 руб. - отражена дебиторская задолженность подотчетного лица, которая в этот момент не подтверждена выпиской банка по специальному карточному счету компании.

Записи после получения банковской выписки

Дебет 57 Кредит 55 субсчет "Специальный счет корпоративной карты"

85 000 руб. - списаны денежные средства со специального карточного счета на оплату товаров;

Дебет 57 Кредит 55

1000 руб. - сняты наличные денежные средства с корпоративной карты;

Дебет 55 Кредит 57

1000 руб. - внесены наличные денежные средства на карту.

Остатки по счетам

После этих записей счет 71 автоматически закроется, как и счет 57, а остаток по счету 55 субсчету "Специальный счет корпоративной карты" будет соответствовать неиспользованной работником сумме - 15 000 руб. (100 000 руб. - 85 000 руб. - 1000 руб. + 1000 руб.).

НДФЛ с сумм, перечисленных на корпоративные карты

Деньги, перечисленные на корпоративные карты, являются подотчетными средствами. Их можно использовать для оплаты товаров (работ, услуг), которые производятся в интересах компании (покупателя, заказчика).

Денежные средства на корпоративных картах принадлежат компании, а не работникам (постановление ФАС Северо-Западного округа от 18.07.2011 N А05-11476/2010).

Следовательно, у подотчетного лица не возникает экономической выгоды и полученные им суммы не признаются объектом налогообложения НДФЛ (ст. 41 и п. 1 ст. 209 НК РФ). Такие суммы являются задолженностью подотчетного лица перед компанией.

Одним из наиболее удобных платежных средств в организации является корпоративная карта, проводки по которой имеют ряд особенностей. Использование корпоративных карт всегда сопряжено с риском возникновения проблем с налоговой службой, поэтому практикующие бухгалтеры должны уметь правильно оформить все операции. Оплата товаров или услуг с помощью карты должна иметь документальное подтверждение.

Нюансы использования корпоративных карт

• Карты выпускаются на имя конкретных работников, но деньги на них принадлежат организации и учитываются на отдельном субсчете счета 55 «Спецсчета в банках».
• Руководитель компании утверждает приказ, в котором перечислены сотрудники, имеющие право на получение корпоративных карт. Каждый сотрудник должен ознакомиться с порядком их использования. С держателями карт необходимо заключить договор материальной ответственности .
• Деньги, полученные сотрудниками компании через банкомат, не надо проводить через кассу. Это в частности, подтверждает постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 30.01.2013 по делу № А33-15574/2012.

Отражение в бухгалтерском учете

Бухгалтерские проводки по корпоративным картам зависят от их типа (дебетовые или кредитные). В любом случае для учета безналичных трат и снятия денег через банкомат рекомендуется применять счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В этом случае у контролеров не возникнут претензии.

В нормативных документах это не указано, но по экономическому смыслу расходование работником безналичных денежных средств является выдачей средств подотчет. Поэтому очень важно, чтобы лицо, снявшее деньги, своевременно отчиталось за них. Дебетовый остаток на счете будет числиться за работником до тех пор, пока он не предоставит авансовый отчет . Неоправданный расход средств с корпоративной карты надо отображать по дебету счета 94 «Недостача от потери и порчи ценностей» и кредиту счета 71. После установления вины сотрудника делается проводка Д 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» К 94, а при погашении долга: Д 70 (50) К 73.

Пример 1

ООО «Фрегат» отправило главного механика Миронова В.Н. в командировку. Сотруднику была выдана корпоративная дебетовая карта, на которую было зачислено 75 тыс. руб. Вернувшись из командировки, Миронов В.Н. предоставил в бухгалтерию авансовый отчет. В соответствии с документом расходы подотчетного лица составили:

• 22 000 руб. – расходы на проезд;
• 47 000 руб. – проживание в гостинице;
• 8500 руб. – суточные ;
• 2000 руб. – представительские расходы .

Бухгалтерские проводки по корпоративной карте будут следующими:

• Д 55 К 51 – зачисление денег на безналичный счет (75 000 руб.);
• Д 71 К 55 – списание денежных средств с карты при осуществлении расчетов сотрудником (75 000 руб.);
• Д 26 К 71 – отображение расходов на командировку (77 500 руб.);
• Д 44 К 71 – списание представительских расходов (2000 руб.);
• Д 71 К 50 – произведен окончательный расчет с сотрудником (4500 руб.).

Пример 2

ООО «Камелия» работает на УСН с объектом «доходы минус расходы» . В декабре 2017 года организация оформила на начальника производственно-измерительной лаборатории Николаева И.И. корпоративную карту. Запись о выдаче карты была сделана в соответствующем журнале. Далее будут рассмотрены операции и проводки по корпоративной карте:

• На карту перечислены денежные средства в размере 50 000 руб.: Д 55 К 51.

10 января 2018 года Николаеву И.И. было поручено приобрести химические реактивы на сумму 8000 руб. Реактивы были закуплены 15 января. 16 января сотрудник отчитался в бухгалтерии о подотчетных средствах, предоставив авансовый отчет и накладные, подтверждающие факт покупки. 15 января бухгалтер на основании банковской выписки оформил следующую операцию:

• Подотчетному лицу выданы деньги на корпоративную карту безналичным способом в размере 8000 руб.: Д 71 К 55.

• Оприходованы закупленные Николаевым И.И. химические реактивы на сумму 8000 руб.: Д 10 К 71.

16 января в Книге учета доходов и расходов была отображена сумма расходов в размере 8000 руб. В этот же день Николаев И.И. вернул карту, данный факт был отражен бухгалтером в соответствующем журнале.

Компании, как и обычные граждане могут оплачивать свои расходы с помощью банковских карт. Однако, несмотря на все удобство такой схемы, есть некоторые сложности в оформлении и учете данных расходов. Их и попытаемся рассмотреть.

Стас Белый, Клерк.Ру

Для того, чтобы оформить платежную карту на фирму нужно заключить договор с банком. Большинство кредитных организация предоставляют такие услуги. Однако, если договор с банком заключает организация (клиент), то держателем банковской карты является физическое лицо, выступающее в роли уполномоченного представителя фирмы. Это может быть как директор компании, так и любой другой человек. Именно его имя, а не название фирмы, будет указано на карте.

Юридические лица могут открывать на своих сотрудников два основных вида карт. Первая – расчетная карта, она предназначена для совершения операций ее держателем в пределах установленной банком суммы денежных средств, расчеты по которым осуществляются за счет денег компании, находящихся на ее банковском счете. Вторая карта – кредитная. Расчеты по таким картам осуществляются за счет денежных средств, предоставленных банком в установленного лимита в соответствии с условиями кредитного договора.

Таким образом, эти два вида банковских карт отличаются друг от друга тем, что в первом случае организация для получения расчетной банковской карты должна заранее перечислить денежные средства на уже открытый банковский счет или открыть специальный карточный счет в банке. Во втором случае банк фактически предоставляет организации кредит.

Клиенты (т.е. фирмы) заключают договор с кредитной организацией, в котором определяются конкретные условия предоставления денежных средств для расчетов по операциям, совершаемым с использованием расчетных карт, кредитных карт, порядок возврата предоставленных денежных средств, а также начисления и уплаты процентов по указанным денежным средствам.

Держатель карты, уполномоченный компанией, может совершать операции с использованием нескольких расчетных и кредитных карт, выданных одним банком. По нескольким счетам клиентов могут совершаться операции с использованием одной расчетной карты или кредитной карты, выданной кредитной организацией - эмитентом лицу, уполномоченному клиентом. Все это должно быть предусмотрено в договоре обслуживания с банком.

Кредитная карта оформляется непосредственно на физическое лицо - держателя карты, которые могут могут осуществлять с использованием расчетных и кредитных карт следующие операции:

Получение наличных денежных средств;

Оплата расходов, связанных с хозяйственной деятельностью, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов, на территории Российской Федерации;

Получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории России;

Оплата командировочных и представительских расходов в иностранной валюте за пределами территории РФ.

Кстати, чаще всего фирмы используют банковские карты для оплаты именно представительских и командировочных расходов.

Большой плюс таких операций состоит в том, что на оплату товаров, работ, услуг между организациями не распространяется предел наличных расчетов - 60 тысяч рублей. Ведь этот лимит действует только на наличные расчеты. А оплата товаров, работ или услуг посредством банковской карты «является инструментом безналичных расчетов».

В учете

Основанием для составления расчетных и иных документов для отражения сумм операций, совершаемых с использованием платежных карт, в бухгалтерском учете является реестр платежей или электронный журнал. И тот и другой документ выдает банк, причем реестр обычно выдается на бумаге, а журнал в электронном виде

Списание или зачисление денежных средств по карточным операциям осуществляется обычно не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления в банк реестра платежей или электронного журнала из единого расчетного центра. В последствии эти документы могут быть получены фирмой.

Это важно!
Об оформлении карты фирма должна сообщить в налоговую инспекцию. Также как и об открытии любого другого счета, компания должна уведомить налоговиков в десятидневный срок. Нарушение этого срока влечет взыскание штрафа в размере пяти тысяч рублей (пункт 1 статьи 118 НК РФ).

Перечисление средств на карточные счета нужно отражать в учете следующим образом:

Д 55 субсчет «Специальный карточный счет» К 51 «Расчетный счет»
Перечислены денежные средства на банковский карточный счет с расчетного счета

Д 55 субсчет «Специальный карточный счет» К 52 «Валютный счет»
Перечислены денежные средства на банковский карточный счет с валютного счета

Сумма вознаграждения, которую банк взимает за обслуживание специального карточного счета, является в бухгалтерском учете операционными расходами и учитывается по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы».

В бухгалтерском учете организации при оплате услуг банка оформляется следующая проводка:

Оплачены услуги банка

Однако сложнее всего организовать аналитический учет по субсчету «Специальный карточный счет». Ведь учет по данному субсчету должен быть организован в разрезе конкретных карточных счетов, открытых в том или ином банке. Кроме того, на аналитический учет существенно влияют условия выпуска и использования банковских карт, предлагаемых банком.

Так, например, при заключении договора банк может выдвигать условие о наличии на счете организации неснижаемого остатка (страхового депозита, который может быть использован для расчетов в исключительных случаях на покрытие превышения платежного лимита). В этом случае целесообразно использовать субсчета второго порядка «Специальный карточный счет - неснижаемый остаток» и «Специальный карточный счет - платежный лимит».

Если к специальному карточному счету открыто несколько карт, то любой держатель может осуществлять операции с их использованием в пределах общего платежного лимита. В этом случае аналитический учет держателей карты не обязателен до момента выдачи денежных средств подотчетному лицу.

Если каждой расчетной карте соответствует отдельный карточный счет, то при перечислении денежных средств на специальный карточный счет в банк передается специальная ведомость, содержащая данные держателей и номера карт, а также суммы, подлежащие зачислению на каждую банковскую карту. В этом случае аналитический учет ведется в разрезе держателей выпущенных карт.

При открытии банковской карты в валюте необходимо иметь в виду, что в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» ПБУ 3/2000, утвержденным Приказом Минфина Российской Федерации от 10 января 2000 года №2н «Об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» ПБУ 3/2000» (далее ПБУ 3/2000), иностранная валюта, находящаяся на специальном карточном счете, должна переоцениваться на дату совершения операции и на дату составления бухгалтерской отчетности.

Возникающие курсовые разницы учитываются для целей бухгалтерского и налогового учета; причем в обоих видах учета суммы курсовых разниц считаются внереализационными доходами (расходами). В бухгалтерском учете курсовые разницы относятся на финансовые результаты и отражаются по счету 91 «Прочие доходы и расходы»:

Д 55 субсчет «Специальный карточный счет» К 91 субсчет «Прочие доходы»
Отражена сумма положительной курсовой разницы

Д 91 субсчет «Прочие расходы» К 55 субсчет «Специальный карточный счет»
Отражена сумма отрицательной курсовой разницы

Под отчет

Деньги, списанные со счета юридического лица, считаются выданными под отчет держателю банковской карты. Кроме того, держатель карты может использовать платежную карту и непосредственно для снятия наличных денег. В этом случае работник должен предоставлять авансовые отчеты и подтверждающие затраты документы. Если он этого не сделал, а выписка банка свидетельствует о том, что с карточного счета произведено снятие наличных денег, бухгалтер организации отражает задолженность работника организации следующим образом:

Д 73 «Расчеты с персоналом» К 55 субсчет «Специальный карточный счет»
Отражено списание наличных денег со специального карточного счета не подтвержденное первичными документами

При получении авансового отчета, осуществленные расходы (связанные с производственной деятельностью организации) отражаются в общем порядке. Если же произведенные работником организации расходы не связаны с производственной деятельностью организации, то последний обязан их возместить. Возмещение работником указанных сумм может быть произведено двумя путями: либо работник организации вносит наличные денежные средства в кассу организации, либо организация сумму ущерба удерживает из заработной платы работника.

Корпоративные карты «МИР» Бухгалтерский учет по корпоративной карте Услуга «SMS-Информирование» по корпоративной карте

Расплачиваться Бизнес картой - просто, проводить операции по бухгалтерии – еще проще!

• Операции по карте – это безналичные операции, поэтому ведение бухгалтерского учета осуществляется значительно проще;
• При оплате товаров и услуг с помощью карты нет необходимости оформлять средства подотчет и авансовые отчеты. При получении наличных не требуется оформлять заявление и расходный кассовый ордер;
• Контролировать движение средств по карте возможно через интернет-банк. Лимит на расходование средств устанавливается индивидуально по каждой карте;
• Возможно совершение неограниченного количества операций по безналичному расчету;
• Операции с использованием наличных средств, полученных с помощью карты возможны на сумму не более 1 000 000 руб. в месяц по одной карте. При этом в рамках одного договора расчеты возможны в сумме не более 100 000 рублей, либо суммы в иностранной валюте, эквивалентной 100 тысячам рублей по официальному курсу Банка России на дату проведения наличных расчетов (указание ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. N 3073-У).

Первичные документы и бухгалтерский учет 1

Дебет	Кредит	Бухгалтерский учет	Первичные документы
55	51	Операция перечисления с основного расчетного счета на счет корпоративной карты	Выписка банка по счету
Безналичные расчеты за покупки
60	51	Отражена сумма оплаченных товаров, работ и услуг
10, 20, 25, 26, 44	60	Сумма оплаченных товаров, работ и услуг	Билеты, квитанции, оригиналы слипов, чеков банкоматов и терминалов
Выдача наличных подотчет
71	55	Отражена сумма снятых по карте наличных в разрезе подотчетных лиц - держателей карт	Чек банкомата или терминала, выписка банка с назначением платежа: выдача наличных в банкомате (№ и адрес терминала, город, дата, время, сумма, номер карты). Если дата операции в чеке отличается от даты операции в выписке по расчетному счету, для оформления разрыва операции в днях используется счет 57 «Переводы в пути»
10, 20, 25, 26, 44	71	Сумма наличных, полученных с помощью корпоративной карты, на основании представленного работником авансового отчета с подтверждающими документами (в дату предоставления работником авансового отчета)	Авансовый отчет: документы, подтверждающие снятие наличных, произведенные корпоративной картой (счета, кассовые и товарные чеки или акт по форме № М7, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 №71а. Оригиналы слипов, чеков банкоматов или кассовые чеки).

В учетной политике организации необходимо учесть основные положения использования корпоративных карт:

• лимиты по карте;
• перечень расходов и операций, которые могут быть совершены работником;
• список документов для авансового отчета;
• порядок и сроки предоставления авансовых отчетов.

Список сотрудников, имеющих право на получение корпоративных карт, устанавливается приказом или распоряжением. Держатель корпоративной карты должен быть ознакомлен с порядком применения и использования корпоративных карт, утвержденным в организации. С держателями карт заключается договор материальной ответственности. Выдачу и возврат карт необходимо вести в книге учета корпоративных карт, специально заведенной на предприятии.

Общие правила организации бухучета расчетов с подотчетными лицами установлены Инструкцией по применению Плана счетов финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 №94н.

1) получение наличных денежных средств в валюте Российской Федерации для осуществления расчетов на территории Российской Федерации в соответствии с порядком, установленным Банком России, связанных с хозяйственной деятельностью юридического лица на территории Российской Федерации, а также для оплаты расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц в пределах Российской Федерации, в валюте Российской Федерации;

2) безналичная оплата расходов в валюте Российской Федерации, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц, в пределах Российской Федерации;

3) безналичные операции на территории Российской Федерации, связанные с основной деятельностью юридического лица, в валюте Российской Федерации;

4) безналичные операции на территории Российской Федерации, связанные с хозяйственной деятельностью юридического лица, в валюте Российской Федерации;

5) безналичная оплата в валюте Российской Федерации расходов представительского характера на территории Российской Федерации;

6) безналичная оплата расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц в иностранные государства, в иностранной валюте;

7) безналичная оплата расходов представительского характера в иностранной валюте за пределами Российской Федерации;

8) получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами Российской Федерации для оплаты расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц в иностранные государства.

При совершении операций, указанных в подпунктах 1 - 5 настоящего пункта, в валюте Российской Федерации допускается списание средств со счетов юридических лиц - резидентов в иностранной валюте.

В случаях, когда расчеты в иностранной валюте разрешены юридическим лицам валютным законодательством, при совершении операций в иностранной валюте, указанных в подпунктах 6 - 8 настоящего пункта, допускается списание средств со счетов юридических лиц - резидентов в валюте Российской Федерации. В этом случае иностранная валюта, приобретаемая эмитентом за счет средств рублевых счетов клиента для последующего осуществления расчетов по операциям, совершенным в иностранной валюте, не зачисляется на текущий валютный счет клиента - владельца рублевого счета.

Средства, списанные со счета юридического лица в результате совершения операций, указанных в подпунктах 1, 2, 4 - 8 настоящего пункта, считаются выданными юридическим лицом под отчет держателю корпоративной карты. Возврат неизрасходованных средств осуществляется в соответствии с действующим законодательством».

· получать наличные российские рубли для расчетов на территории Российской Федерации, связанных с хозяйственной деятельностью юридического лица на территории нашей страны, а также для оплаты расходов, связанных с командировками работников по России;

· получать наличную иностранную валюту за пределами Российской Федерации для оплаты расходов по загранкомандировкам;

· осуществлять безналичную оплату расходов в российских рублях, связанных с командированием работников в пределах Российской Федерации, и в иностранной валюте - по командировкам за рубеж;

· осуществлять безналичные операции на территории Российской Федерации, связанные с основной деятельностью юридического лица, в российских рублях;

· осуществлять безналичную оплату в российских рублях расходов представительского характера на территории Российской Федерации и в иностранной валюте - за пределами России.

Отметим, что наиболее часто организации используют пластиковые карты для оплаты именно представительских и командировочных расходов. Особенно сильно оценить удобство использования банковских карт можно при направлении сотрудников в служебные командировки за границу. Причем это выгодно и физическим лицам, выезжающим за рубеж (не нужно везти с собой наличные, кроме того, значительно экономится время на оформление командировки) и организациям, так как отпадает необходимость в открытии валютного счета для приобретения наличной валюты. В соответствии с Положением №23-П, при списании со счета клиента средств в российских рублях для оплаты расходов в иностранной валюте, иностранная валюта, приобретаемая банком – эмитентом за счет рублевых счетов клиента, не зачисляется на его текущий валютный счет.

Обратите внимание!

Средства, списанные со счета юридического лица в результате совершения операций, указанных в подпунктах 1, 2, 4 – 8 пункта 4.6 Положения №23-П, считаются выданными юридическим лицом под отчет держателю корпоративной карты. Возврат неизрасходованных средств осуществляется в соответствии с действующим законодательством.

Сумма вознаграждения, которую банк взимает за обслуживание специального карточного счета, в бухгалтерском учете организации в соответствии с пунктом 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденным Приказом Минфина Российской Федерации от 6 мая 1999 года №33н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99» (далее - ПБУ 10/99), является операционными расходами и учитывается по дебету счета 91.2 «Прочие расходы». В налоговом учете суммы вознаграждения, удержанные банком за обслуживание специального карточного счета, учитываются при налогообложении прибыли в полном объеме в соответствии с подпунктом 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Нужно отметить, что большое значение имеет правильная организация аналитического учета по субсчету «Специальный карточный счет».

Аналитический учет по данному субсчету должен быть организован в разрезе конкретных карточных счетов, открытых в том или ином банке. Кроме того, на аналитику существенно влияют условия выпуска и использования корпоративных карт, предлагаемых банком. Так, например, при заключении договора с банком, банк выдвигает условие о наличии на счете организации неснижаемого остатка (страхового депозита, который может быть использован для расчетов в исключительных случаях на покрытие превышения платежного лимита). Будет целесообразно использовать субсчета второго порядка «Специальный карточный счет – неснижаемый остаток» и «Специальный карточный счет - платежный лимит».

Обратите внимание!

Рассмотрим на примере, каким образом в учете организации отражаются операции с использованием расчетной корпоративной карты.

В данном примере расходы на проведение официального обеда в ресторане представляют собой организации, которые в соответствии с пунктом 5 ПБУ 10/99 являются расходами по обычным видам деятельности. В бухгалтерском учете торговых организаций представительские расходы учитываются в составе издержек обращения с отражением их по счету 44 «Расходы на продажу» .

Основанием для признания представительских расходов в данном примере являются расчетные документы, выданные рестораном.

Для исчисления налога на прибыль представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления сотрудничества, учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подпункт 22 пункта 1 статьи 264 НК РФ). Напомним, что в целях налогового учета представительские расходы подлежат нормированию. Согласно пункту 2 статьи 264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 % от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период. В рассматриваемом примере за отчетный период (6 месяцев) организация может учесть в составе прочих расходов представительские расходы в сумме 32 000 рублей (800 000 х 4%). Следовательно, если у организации не было других представительских расходов, то оплата официального обеда в ресторане может быть учтена для целей налогообложения прибыли в данном отчетном периоде в полной сумме.

Сумма НДС, уплаченная ресторану, может быть принята к вычету в полном объеме на основании пункта 7 статьи 171 НК РФ после списания денежных средств с расчетного счета организации и при наличии счета-фактуры, выданного рестораном (пункт 1 статьи 172 НК РФ).

В бухгалтерском учете организация отразит это следующими бухгалтерскими проводками:

Корреспонденция счетов		Сумма, рублей
Дебет	Кредит
			Выдана под отчет работнику организации расчетная корпоративная карта для оплаты представительских расходов.
			Расчетная корпоративная карта возвращена подотчетным лицом
			Отражено получение наличных денежных средств
			Отражены расходы на проведение официального обеда в ресторане
			Отражена сумма НДС со стоимости официального обеда
			Списаны денежные средства со специального карточного счета на основании выписки банка
			Принят к вычету НДС с услуг ресторана.

Обратите внимание!

В том случае, если величина представительских расходов превышает норматив, установленный налоговым законодательством, то в целях налогообложения организация в качестве расходов может принять только нормируемую величину представительских расходов.

Суммы «входного» налога на добавленную стоимость по нормируемым расходам принимаются к вычету в размере, соответствующему указанным нормам. Такое положение установлено пунктом 7 статьи 171 НК РФ.

Обратите внимание!

Использование организацией счета 57 «Переводы в пути» обусловлено тем, что слипы и квитанции поступают в бухгалтерию и обрабатываются до получения выписки по специальному карточному счету, подтверждающему факт списания денежных средств со счета юридического лица.

Мы уже обращали внимание на то обстоятельство, что денежные средства, списанные со счета юридического лица по операциям подпунктов 1, 2, 4 – 8 пункта 4.6 Положения №23-П, считаются выданными под отчет держателю корпоративной карты. Кроме того, держатель карты может использовать платежную карту и непосредственно для снятия наличных денег. Такая операция в бухгалтерском учете отражается следующим образом:

Используя в своей деятельности заемные средства организация заемщик должна руководствоваться Приказом Минфина Российской Федерации от 2 августа 2001 года №60н «Об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Учет займов и кредитов и затрат по их обслуживанию» ПБУ 15/01». В соответствии с пунктами 16 и 17 указанного документа:

«16. Начисление процентов по полученным займам и кредитам организация производит в соответствии с порядком, установленным в договоре займа и (или) кредитном договоре.

17. Задолженность по полученным займам и кредитам показывается с учетом причитающихся на конец отчетного периода к уплате процентов согласно условиям договоров».

В бухгалтерском учете организации-заемщика, сумма процентов, начисленных за пользование заемными средствами, включается в состав операционных расходов (на основании пункта 11 ПБУ 10/99) и отражается на счете 91 «Прочие доходы и расходы» .

Обратите внимание!

Налоговое законодательство относит сумму процентов по долговым обязательствам любого вида к внереализационным расходам (подпункт 2 пункта 1 статьи 265 НК РФ). Причем глава 25 «Налог на прибыль организаций» предусматривает специальный порядок отнесения процентов по долговым обязательствам к расходам, учитываемым в целях налогообложения, который установлен статьей 269 НК РФ.

Предельная величина процентов, признаваемых расходом, принимается: либо равной ставке рефинансирования ЦБ РФ, увеличенной в 1,1 раза – при оформлении долгового обязательства в рублях и 15% - по долговым обязательствам в иностранной валюте, либо равной величине полученной по долговым обязательствам на сопоставимых условиях.

Возврат полученного кредита и уплата начисленных процентов отражается по кредиту счетов учета денежных средств в корреспонденции со счетом ().

Пример.

Торговая организация в январе заключила договор с банком-эмитентом на получение и обслуживание кредитной корпоративной карты. Банк-эмитент в соответствии с договором предоставил кредит на сумму 224 200 рублей сроком на 4 месяца по ставке 16 %. Организация рассчиталась за товары, предназначенные для перепродажи с использованием данной кредитной корпоративной карты.

Перечислена банку сумма заемных средств

В рассмотренном примере банк-эмитент в соответствии с условиями договора изначально перечислил сумму кредита на специальный карточный счет клиента. Однако это не единственный вариант, который позволяет рассчитаться заемными средствами с помощью кредитной корпоративной карты.

Гражданское законодательство допускает ситуацию, когда в соответствии с договором банковского счета банк осуществляет платежи клиента, несмотря на отсутствие денежных средств на расчетном счете, то есть производится краткосрочное кредитование счета (статья 850 ГК РФ). Такой вид кредита называется овердрафтом. Овердрафт может возникнуть, если банк финансирует расчеты с использованием кредитной карты, проводя операции, превышающие платежный лимит клиента.

При расчетах с использованием кредитных корпоративных карт следует различать как предусмотренный овердрафт, так и не предусмотренный.

Если стороны при заключении договора на выдачу и обслуживание кредитной карты предусмотрели возможность овердрафта, условия его предоставления, сроки погашения и проценты, то такой овердрафт считается предусмотренным.

Выявляется он, как правило, при получении выписки из банка. Так как овердрафт - вид краткосрочного кредита, то отражение его в учете производится с помощью счета . Получив выписку из банка, и выявив овердрафт, бухгалтер должен его отразить в учете. Датой возникновения овердрафта считается дата, когда банк осуществил оплату за счет своих собственных средств. При этом в учете делается проводка:

Дебет 55 «Специальные счета в банках» субсчет «Специальный карточный счет» Кредит 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» . Проценты, начисляемые по предусмотренному овердрафту, являются процентами за пользование заемными средствами и учитываются в обычном порядке.

Однако, если, заключая договор на выдачу и обслуживание кредитной корпоративной карты, стороны не предусмотрели возможность краткосрочного кредитования при превышении платежного лимита карты, то в случае превышения платежного лимита возникает так называемый непредусмотренный овердрафт. В этом случае, банк вправе требовать с организации, допустившей непредусмотренный овердрафт, возмещение своих расходов и сумму процентов за пользование чужими средствами (статья 1017 ГК РФ). Начисление процентов за пользование чужими средствами производится в соответствии с требованиями статьи 395 ГК РФ. В соответствии с требованиями гражданского законодательства проценты за пользование неосновательно полученными денежными средствами исчисляются с момента, когда организация узнала о неосновательности их получения. То есть в момент получения выписки по счету, в которой будет отражен перерасход средств.

Более подробно с вопросами, касающимися учета и налогообложения операций осуществляемых с использованием пластиковых карт, Вы можете познакомиться в книге ЗАО «BKR Интерком-Аудит» «Расчеты с использованием пластиковых карт».